Un
déménagement professionnel peut être engendré pour diverses raisons et peut affecter n’importe quelle entreprise. Il s’agit d’une étape souvent difficile à gérer à cause de toutes les conséquences qui s’en suivent. Une bonne préparation reste la clé pour la réussir sans encombre. Pour ce faire, les responsables du déménagement auront à prendre de nombreuses mesures, ayant pour seuls buts le transfert de l’entreprise dans ses nouveaux locaux et d’en faire un espace productif. Ces précautions ne sont pas seulement à appliquer le jour J, mais certaines d’entre elles sont prises des semaines plutôt, voire des mois. Il est donc prioritaire d’établir une bonne stratégie afin de gérer au mieux ce défi qu’est le changement de locaux.
Les étapes à suivre
Un
déménagement d’entreprise ne se fait pas du jour au lendemain, mais nécessite de longues études de faisabilité. Plusieurs étapes sont ainsi à réaliser avant d’arriver à bon port et de rendre l’entreprise fonctionnelle à nouveau.
Une fois la nécessité de changement de locaux décidée, le choix du nouveau siège est la première étape de la grande aventure. Ce choix doit reposer sur de nombreux paramètres comme le domaine d’activité et la proximité des collaborateurs. L’avis de ces derniers est donc à prendre en considération.
Quand les nouveaux locaux sont fixés, il est primordial de communiquer l’information aux collaborateurs, et éventuellement organiser une visite.
À partir de cette étape, la programmation du jour du déménagement doit commencer, et se faire en détail pour éviter des oublis qui pourront être fatals. Ainsi, du dressement de l’emploi du temps au choix des
déménageurs professionnels¸ tout sera à étudier minutieusement.
Les précautions à prendre
Dans l’excitation, des opérations indispensables sont souvent négligées et nuisent par la suite au bon fonctionnement de l’entreprise.
Les
démarches administratives, par exemple, font partie des étapes qui ne sont réglées que tardivement pour cause d’oubli. Pourtant, si les informations erronées, ne serait-ce que l’adresse de la société, figurent sur les documents officiels, ou son site internet, des pénalités et des pertes de clients ou de prestataires seront à prévoir.
La question sur le préavis du bail est aussi à traiter avec soin, et aussi tôt que possible. Afin de se tenir loin de tout conflit administratif, prévenir le bailleur de ce changement dans le délai de préavis de 6 mois, en général, est vivement conseillé. Ce délai est variable selon le bail choisi, mais doit toujours être respecté.
Les mesures d’accompagnement
Un déménagement professionnel ne va pas toujours plaire aux collaborateurs. Cela s’explique par les changements engendrés, non seulement dans le monde professionnel, mais aussi dans leurs cadres de vie respectifs.
Adopter une stratégie participative aidera à limiter les appréhensions concernant ce tournant décisif pour l’entreprise. Ainsi, tout au long des étapes, dispatcher les employés en équipes et les charger du bon déroulement d’une majeure partie des opérations, comme le choix de la
société de déménagement, va les aider à accepter le changement plus facilement.
Profiter au maximum du nouveau départ pour modifier les environnements de travail, comme la décoration, ou même les habitudes nuisant à la productivité de chacun, est aussi possible et conseillé.
